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datenschutz

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Stefan Schreiber
ByteRetter — Innovative Solutions
Immenberg 5
33100 Paderborn
Telefon (mobil): 0160 - 94671257
Telefon (Festnetz): 05251 - 786 51 00
E-Mail: info@byteretter.de

2. Hosting

Diese Website wird bei All-Inkl.com Neue Medien Münnich, einem in Deutschland ansässigen Hosting-Anbieter, gehostet. Beim Aufruf dieser Website erhebt der Server automatisch technisch notwendige Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch übermittelt (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite, verwendeter Browser). Diese Daten dienen ausschließlich dem sicheren und technisch einwandfreien Betrieb der Website und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns über das Kontaktformular auf dieser Website eine Anfrage senden oder uns an info@byteretter.de schreiben, werden die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet. Das Formular übermittelt Ihre Angaben serverseitig per PHP an unser bei All-Inkl.com gehostetes E-Mail-Postfach; auf der Website selbst findet keine Speicherung in einer Datenbank statt. Rechtsgrundlage ist, sofern Ihre Anfrage der Anbahnung eines Vertrags dient, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, andernfalls unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ihre Angaben verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt; gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

KI-gestützte Bearbeitung eingehender E-Mails

Eingehende E-Mails an info@byteretter.de, auch die über das Kontaktformular gesendeten, werden von einem automatisierten Workflow auf unserem eigenen Server (automation.byteretter.de) geprüft. Automatische Benachrichtigungen, Newsletter und ähnliche Massenmails werden zunächst nach technischen Merkmalen (z. B. Absenderadresse und Kopfzeilen) aussortiert. Bei allen anderen Mails übermitteln wir Absendername, Absenderadresse, Betreff und die ersten 6.000 Zeichen des Mailtextes zusammen mit einem Dokument mit internen Informationen zu ByteRetter über die Programmierschnittstelle (API) an das KI-Modell Claude der Anthropic PBC (USA). Das Modell ordnet die Nachricht ein (z. B. Anfrage, Terminwunsch, Werbung, Spam) und entwirft gegebenenfalls eine Antwort. Als Spam, Newsletter oder Werbung eingestufte Mails werden nicht beantwortet.

Anthropic verarbeitet die Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Data Processing Addendum nach Art. 28 DSGVO). Nach unserem Vertrag mit Anthropic ist Zero Data Retention vereinbart: Die über die API übermittelten Eingaben und Ausgaben werden danach von Anthropic nicht gespeichert und nicht zum Training der Modelle verwendet. Da die Verarbeitung in den USA stattfinden kann, stützt sich die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Automatische Antworten

Über jeden Antwortentwurf informieren wir uns und können ihn freigeben, ändern oder verwerfen. Reagieren wir nicht innerhalb von 30 Minuten, wird die vorbereitete Antwort automatisch versendet. Kann die KI eine Anfrage nicht sicher beantworten, ist das eine kurze Zwischennachricht, dass wir uns persönlich melden. Jede dieser Antworten ist als KI-Antwort gekennzeichnet (Signatur „Julia, KI-Assistentin bei ByteRetter“ und der Hinweis „Diese Antwort wurde automatisch von einer KI erstellt“).

Bitten Sie per E-Mail um einen Termin (Rückruf, Fernwartung oder Diagnose vor Ort), legt das System nach Prüfung automatisch eine Terminanfrage an, reserviert den Zeitraum vorläufig in unserem Kalender und sendet Ihnen sofort eine automatische Eingangsbestätigung. Dafür werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, gegebenenfalls Ihre Adresse und Ihr Anliegen gespeichert (siehe Abschnitt 4c). Sind Ihre Angaben unvollständig oder ist der Wunschtermin nicht frei, erhalten Sie eine automatische Rückfrage bzw. freie Terminvorschläge. Alle Termine sind unverbindliche Vorschläge, bis wir sie bestätigt haben.

Benachrichtigung per Telegram

Über Mails, die weder aussortiert noch als Spam oder Terminanfrage eingestuft wurden, informieren wir uns zusätzlich per Telegram (Telegram Messenger Inc.): Ein von uns betriebener Bot sendet eine Nachricht ausschließlich an uns. Sie enthält Name, Absenderadresse, Betreff, eine Zusammenfassung und gegebenenfalls den Antwortentwurf. Konnte die KI eine Mail nicht einordnen, enthält die Nachricht außerdem den Anfang des Mailtextes (bis zu 600 Zeichen). Über einen automatischen Versand informiert uns der Bot ebenfalls. Telegram-Nachrichten dieser Art sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt, und eine Übermittlung in Drittländer kann nicht ausgeschlossen werden. Bei Terminanfragen (Abschnitt 4c) enthalten die Telegram-Meldungen keine Kontaktdaten. Die interne Benachrichtigungsmail zu einer Terminanfrage über den Chat wird nicht KI-gestützt ausgewertet.

Speicherung, Rechtsgrundlage und Widerspruch

Zu jeder Mail, die nicht technisch aussortiert wurde, speichern wir in einem Protokoll auf unserem eigenen Server Absenderadresse, Betreff, die Einordnung mit Begründung, eine kurze Zusammenfassung und den Antwortentwurf. Bei technisch aussortierten Mails (z. B. Newsletter oder automatische Benachrichtigungen) sind es nur Absenderadresse, Betreff und der Grund. Das Protokoll wird automatisch nach 30 Tagen gelöscht. Der Mailtext selbst wird nicht in das Protokoll übernommen; die E-Mail bleibt bis zur Erledigung in unserem Postfach und wird danach von uns gelöscht. Technische Ausführungsprotokolle dieses Workflows speichern wir nicht.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten und zeitnahen Bearbeitung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), bei der Anbahnung eines Vertrags Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können der KI-gestützten Auswertung und dem automatischen Antworten jederzeit widersprechen (Abschnitt 7); schreiben Sie uns dazu kurz oder rufen Sie uns an.

4. ByteRetter Support (Fernwartung)

Für Fernwartungs- und Support-Sitzungen setzen wir unser eigenes, auf Basis der Open-Source-Software RustDesk entwickeltes Programm „ByteRetter Support" ein. Eine Sitzung kommt ausschließlich zustande, wenn Sie das Programm aktiv starten, uns die dort angezeigte Verbindungs-ID mitteilen und die eingehende Verbindungsanfrage in dem Programm selbst ausdrücklich bestätigen. Ohne diese aktive Bestätigung findet kein Zugriff statt.

Während einer solchen Sitzung werden folgende Daten verarbeitet:

  • der Bildschirminhalt Ihres Geräts, soweit für die Fernwartung erforderlich, ausschließlich für die Dauer der aktiven Sitzung;
  • technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse und Verbindungszeitpunkt, zur Herstellung und Aufrechterhaltung der Verbindung.

Die Verbindung wird über eine von uns selbst betriebene Serverinfrastruktur in Deutschland vermittelt. Aus technischen Gründen (u. a. Netzwerk- und Firewall-Konstellationen bei Ihnen vor Ort) kann in Einzelfällen eine direkte Verbindung zwischen den beteiligten Geräten zustande kommen, statt vollständig über unsere Server vermittelt zu werden; in diesem Fall werden die IP-Adressen der beteiligten Geräte einander unmittelbar bekannt. Eine Aufzeichnung oder dauerhafte Speicherung des Bildschirminhalts findet durch uns nicht statt.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des zwischen Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen und uns bestehenden Support- bzw. Wartungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) beziehungsweise, soweit kein Vertrag vorliegt, unser berechtigtes Interesse an der Erbringung des von Ihnen angefragten Supports (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Verbindungsdaten werden nicht über das Ende der Sitzung hinaus gespeichert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4a. Digital-Check (Anforderung per E-Mail)

Wenn Sie über die Seite „Digital-Check“ den kostenlosen Digital-Check anfordern, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie, sofern über den Link aus unserem Brief übergeben, Ihren Firmennamen und einen Referenzcode. Zusätzlich speichern wir den Zeitpunkt Ihrer Anfrage und den Wortlaut Ihrer Einwilligung als Nachweis. Die Daten werden an unseren selbst betriebenen Automatisierungsserver (automation.byteretter.de) übermittelt. Dort wird Ihnen zunächst eine Bestätigungs-E-Mail (Double-Opt-in) gesendet; den Digital-Check erhalten Sie erst nach Bestätigung.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Zusendung weiterer Informationen per E-Mail erfolgt nur, wenn Sie dem gesondert und freiwillig zugestimmt haben; die Anforderung des Digital-Checks ist ohne diese Zustimmung möglich. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail an info@byteretter.de. Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen; die Nachweisdaten zur Einwilligung bewahren wir so lange auf, wie es zur Verteidigung gegen Ansprüche erforderlich ist.

4b. Newsletter

Wenn Sie sich über das Formular auf dieser Website zu unserem Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie den Zeitpunkt Ihrer Anmeldung und Bestätigung. Ihre Eingabe wird über unseren Webserver bei All-Inkl.com an unseren Newsletter-Server weitergeleitet. Die Newsletter-Software (Listmonk) betreiben wir selbst auf einem eigenen Server; Ihre Daten werden dafür nicht an externe Newsletter-Anbieter übermittelt.

Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Sie erhalten zunächst eine Bestätigungs-E-Mail und werden erst in den Verteiler aufgenommen, wenn Sie den darin enthaltenen Link anklicken. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder per E-Mail an info@byteretter.de. Nach dem Widerruf löschen wir Ihre Daten aus dem Verteiler.

4c. Chat-Assistentin „Julia“ (KI)

Auf dieser Website können Sie mit „Julia“ schreiben, einer KI-Assistentin (kein Mensch). Julia beantwortet Fragen zu ByteRetter und kann unverbindliche Terminvorschläge an uns weitergeben. Auf die Nutzung einer KI weisen wir Sie zu Beginn des Chats ausdrücklich hin. Die Nutzung des Chats ist freiwillig; Sie erreichen uns jederzeit auch per Telefon, E-Mail oder über das Kontaktformular.

Verarbeitete Daten

Wenn Sie den Chat nutzen, verarbeiten wir:

  • den Inhalt Ihrer Nachrichten und Julias Antworten sowie den Zeitpunkt;
  • eine zufällige Sitzungs-ID, die in Ihrem Browser nur im sogenannten sessionStorage liegt (keine Cookies; der Eintrag wird gelöscht, sobald Sie den Browser-Tab schließen). Sie ist technisch erforderlich, damit der Chat zusammenhängend funktioniert (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG);
  • Ihre IP-Adresse. Sie wird beim Verbindungsaufbau technisch bedingt von unserem Server verarbeitet. In den Chat-Verlauf speichern wir sie nur als pseudonymisierte, mit einem geheimen Schlüssel gebildete Kennung (Hash), um Missbrauch und Überlastung zu begrenzen;
  • wenn Sie einen Termin anfragen: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, bei einem Termin vor Ort die Adresse, Ihr Anliegen und den Wunschtermin.

Bitte geben Sie im Chat nur Daten ein, die für Ihre Frage oder Ihren Termin nötig sind, und keine besonders sensiblen Angaben (z. B. Gesundheitsdaten).

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten die Daten, um Ihre Fragen zu beantworten und Terminvorschläge entgegenzunehmen. Rechtsgrundlage für die Beantwortung allgemeiner Fragen ist unser berechtigtes Interesse an einer schnellen und effizienten Information von Interessenten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wenn Sie einen Termin anfragen, erfolgt die Verarbeitung auf Ihre Anfrage zur Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Begrenzung von Missbrauch und Überlastung beruht auf unserem berechtigten Interesse an einem sicheren und verfügbaren Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Eingesetzte Dienste und Empfänger

  • Eigener Server: Ihre Eingaben gehen von Ihrem Browser direkt an unseren selbst betriebenen Automatisierungsserver (automation.byteretter.de). Dort werden Chat-Verlauf und Terminanfragen in unserer eigenen Datenbank gespeichert. Die Kontaktdaten einer Terminanfrage sind nur für uns einsehbar: per E-Mail an unser Postfach (E-Mail-Anbieter All-Inkl.com, siehe Abschnitt 2) und auf einer passwortgeschützten internen Seite auf unserem Server.
  • KI-Dienst Anthropic: Zur Erzeugung der Antworten übermitteln wir Ihre Nachricht, den bisherigen Gesprächsverlauf (bis zu 20 Nachrichten) und interne Informationen zu ByteRetter an das KI-Modell Claude der Anthropic PBC (USA), über deren Programmierschnittstelle (API). Anthropic verarbeitet die Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Data Processing Addendum nach Art. 28 DSGVO). Nach unserem Vertrag mit Anthropic ist Zero Data Retention vereinbart: Die über die API übermittelten Eingaben und Ausgaben werden danach von Anthropic nicht gespeichert und nicht zum Training der Modelle verwendet. Da die Verarbeitung in den USA stattfinden kann, stützt sich die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
  • Terminverwaltung: Für eine vorläufige Reservierung legen wir einen Eintrag in unserem Kalender (Google Kalender, Google Ireland Limited, Dublin, Irland) an. Er enthält nur eine laufende Nummer, die Terminart und den Zeitraum, keinen Namen und keine Kontaktdaten. Auch die interne Benachrichtigung über eine neue Anfrage enthält nur diese Angaben. Eine Übermittlung dieser Angaben an Google LLC in den USA kann nicht ausgeschlossen werden.
  • Bestätigungs-E-Mail: Nach einer Terminanfrage senden wir Ihnen eine Eingangsbestätigung von info@byteretter.de über unseren E-Mail-Anbieter All-Inkl.com (siehe Abschnitt 2).

Speicherdauer

Chat-Verläufe werden automatisch nach 30 Tagen aus unserer Datenbank gelöscht. Terminanfragen mit Ihren Kontaktdaten werden dort automatisch nach spätestens sechs Monaten gelöscht; die zugehörige E-Mail in unserem Postfach löschen wir ebenfalls, sobald die Anfrage erledigt ist. Kommt ein Vertrag zustande, gelten für die Vertragsunterlagen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Kalendereinträge bestätigter Termine (sie enthalten keine Kontaktdaten) werden automatisch 30 Tage nach dem Terminende gelöscht; nicht bestätigte vorläufige Reservierungen werden nach spätestens vier Stunden wieder freigegeben. Bei Anthropic werden die Daten nach unserem Vertrag (Zero Data Retention) nach der Verarbeitung nicht gespeichert. Technische Ausführungsprotokolle der Terminverwaltung, die Kontaktdaten enthalten können, werden regelmäßig automatisch gelöscht (spätestens nach 14 Tagen). Dasselbe gilt für die Verwaltung von Terminwünschen, die Sie uns per E-Mail schicken (Abschnitt 3). Für E-Mails, die Sie uns außerhalb des Chats schreiben, gilt Abschnitt 3.

Keine automatisierte Entscheidung

Julia trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Sie. Terminvorschläge sind unverbindlich und werden erst gültig, wenn Stefan Schreiber sie persönlich bestätigt hat. Als KI kann sich Julia irren; Preise und Auskünfte sind unverbindlich. Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch u. a.) finden Sie in Abschnitt 7.

5. Webanalyse mit Matomo (selbst gehostet)

Wir nutzen auf dieser Website die Software Matomo, um die Nutzung unseres Angebots statistisch auszuwerten und zu verbessern. Matomo läuft ausschließlich auf unserem eigenen Server in Deutschland. Es werden keine Daten an Dritte übermittelt.

Verarbeitete Daten

Bei jedem Seitenaufruf verarbeiten wir: die aufgerufene Seite (URL), die zuvor besuchte Seite (Referrer), Datum und Uhrzeit, Browser- und Betriebssysteminformationen, Bildschirmauflösung, Spracheinstellung sowie die IP-Adresse. Die IP-Adresse wird sofort gekürzt (die letzten zwei Bytes werden entfernt), sodass sie nicht mehr einer einzelnen Person zugeordnet werden kann. Matomo setzt keine Cookies und speichert keine Informationen auf Ihrem Endgerät.

Zweck und Rechtsgrundlage

Zweck ist die bedarfsgerechte Gestaltung und Verbesserung unserer Website (Reichweitenmessung). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Speicherdauer

Einzelne Besuchsdaten (Rohdaten) werden nach 365 Tagen gelöscht. Aggregierte Statistiken, die keinen Personenbezug zulassen, bleiben bestehen.

Widerspruch (Opt-out)

Sie können der Auswertung jederzeit widersprechen:

Dabei wird ein Cookie gesetzt, das Ihren Widerspruch speichert. Löschen Sie Ihre Cookies, müssen Sie den Widerspruch erneut erklären.

Eingebundene Schriftarten werden selbst gehostet, es findet kein externer Aufruf bei Drittanbietern wie Google Fonts statt.

6. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt.

7. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Datenverarbeitung, sowie ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten. Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu. Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an info@byteretter.de.